El presente documento contiene la Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) bajo la cual se realiza el tratamiento de datos personales por parte de ORIENTHA CONSULTORES EN TALENTO HUMANO (en adelante ORIENTHA)  dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen (las “Normas Aplicables”).

 La presente Política será de aplicación a los datos personales de personas naturales que se encuentren incluidos en las bases de datos de ORIENTHA. 

1. DEFINICIONES:

1.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

1.2 Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

1.3 Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales.

1.4 Encargado del Tratamiento: Cualquier tercero designado por ORIENTHA para que realice el Tratamiento de los datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.

1.5 Titular: Persona natural: clientes, consumidores, empleados, ex- empleados, proveedores, entre otros, cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

1.6 Transferencia: Actividad en la cual el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

1.7 Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica,  que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos  Personales.

1.8 Transmisión: Tratamiento de los Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable;

1.9 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

2. Identificación del Responsable del Tratamiento de la Información:

RAZON SOCIAL: PAULA TOVAR DE FRANCISCO

NIT: 52257332-3

DOMICILIO: Bogotá DC.

CORREO ELECTRONICO: paula.tovar@orientha.com.co

3. POLITICA DE TRATAMIENTO

Al realizar el Tratamiento de los Datos Personales, ORIENTHA tendrá en cuenta los siguientes lineamientos:

1. La presente Política deberá cumplir en todo momento con lo establecido en las Normas Aplicables, y estará a disposición de los Titulares y terceros que deseen consultarla.
2. ORIENTHA será el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, que sean

recolectados por su personal, por terceros a quienes hubiese encargado tal labor, o por cualquier medio electrónico que ORIENTHA ponga a disposición de los Titulares para tal fin.

1. Los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos de ORIENTHA serán manejados bajo estrictas políticas de seguridad y confidencialidad.
2. ORIENTHA se reserva el derecho de efectuar modificaciones a la presente Política. De conformidad a lo establecido en el artículo 5 del Decreto 1377, cuando se presenten cambios sustanciales, referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del tratamiento, los cuales afecten el contenido de la autorización será necesario comunicar dichos cambios al Titular, y obtener una nueva autorización.
3. Para la Transferencia de Datos Personales se deberá cumplir con lo establecido en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
4. Será necesario solicitar y conservar la prueba de las autorizaciones otorgadas.
5. ORIENTHA podrá divulgar información que recopila sobre los Titulares de los Datos Personales a fin de brindar la información a las entidades gubernamentales cuando estas así lo soliciten, dar cumplimiento a las normas laborales y tributarias; y atender requerimientos administrativos y judiciales, pudiendo ser entregados para estos fines a abogados y asesores externos, o auditores.

4. Finalidades del tratamiento: Los datos personales que ORIENTHA recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

1. Contactar, con el fin de enviar o entregar información publicitaria o promocional sobre los servicios de ORIENTHA vía i) correos electrónicos, iii) y/o comunicaciones realizadas mediante llamadas telefónicas a celulares o teléfonos fijos registrados.
2. Contactar y enviar información referente a temas relacionados con los productos y servicios de la compañía.
3. Dar información referente al alcance del servicio contratado por y/o para el Usuario.
4. Enviar encuestas de opinión y evaluación frente a la calidad de los servicios contratados prestados.

1. Cumplir con las obligaciones contraídas con los Titulares de los Datos Personales, entre los que se encuentran proveedores, clientes, empleados, exempleados, futuros empleados, potenciales clientes.
2. Cumplir con los contratos de servicios realizados con los clientes.
3. Realizar actividades comerciales y de mercadeo, así como propias del objeto social de ORIENTHA.
4. Transmitir los Datos a terceros proveedores de servicios que se encarguen del Tratamiento de los Datos, quienes podrán almacenar, tratar, proteger y mantener los Datos Personales entregados. En este último caso, se deberá informar a los Titulares de los Datos Personales los datos de contacto del tercero Encargado del Tratamiento de los Datos.
5. Cuando la Transmisión de los Datos Personales se realice, estos permanecerán como información confidencial y no podrán ser tratados con una finalidad diferente a la establecida en el contrato de transmisión de Datos Personales, o en el documento que contenga la relación contractual que se ejecute.
6. Realizar la gestión y administración de los Recursos Humanos de ORIENTHA.
7. Atender y gestionar las solicitudes y sugerencias realizadas por los clientes, proveedores y terceros en general.

5. Derechos de los Titulares:

5.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ORIENTHA como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

5.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ORIENTHA como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

5.3. Ser informado por ORIENTHA como Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.

5.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

5.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. Datos Sensibles:

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por ORIENTHA, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

7. Datos de Menores de Edad:

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

8. Autorización del Titular:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

9. Casos en que no se requiere la autorización:

 La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

9.1. Información requerida por ORIENTHA en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

9.2. Datos de naturaleza pública.

9.3. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

9.4. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10. Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos:

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

11. Procedimiento para ejercer los Derechos:

 11.1. Consultas

Se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

11.2. Reclamos

Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de ORIENTHA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

11.2.1. Nombre e identificación del Titular

11.2.2. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo

11.2.3. La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite

11.2.4. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, ORIENTHA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo completo, ORIENTHA incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, ORIENTHA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a  superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. Fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información:

Esta Política, comenzará a regir a partir del 26 de julio de 2013. Los Datos Personales frente a los cuales se realice el Tratamiento en alguna de nuestras Bases de Datos, permanecerán en ellas el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, y para las cuales fueron recolectados.